Sarzs- és lejáratkezelés a PromeraM ERP-ben

Tudd pontosan, mi van raktáron, mi jár le hamarosan, és hová került egy tétel.

Ha élelmiszerrel, alapanyaggal vagy bármilyen lejáró termékkel dolgozol, nem elég tudni, hogy „van 2000 db raktáron”. Azt kell tudnod, melyik szállítmányból, mikor jár le, és ha baj van, hová került. A PromeraM ERP új sarzs- és lejáratkezelése pontosan erre ad választ – automatikusan, kézi táblázatok nélkül.Ebben a cikkben megmutatjuk, mit tud a funkció a gyakorlatban, és mire érdemes figyelni a beállításnál.

Gyors válasz – kell neked sarzskezelés?

Kötelező, ha:

• élelmiszert, alapanyagot vagy lejárati dátumos terméket forgalmazol vagy gyártasz
• hatósági ellenőrzésnél (pl. NÉBIH) vissza kell tudnod követni egy beérkezett tételt
• gyógyszert, orvostechnikai eszközt vagy veszélyes anyagot kezelsz

Erősen ajánlott, ha:

• több raktárad vagy saját kiszállító járműveid vannak
• ugyanabból a cikkből különböző időpontban, különböző áron szerzel be
• gyártasz, és tudnod kell, melyik alapanyag-tétel melyik késztermékbe került

Nem feltétlenül szükséges, ha:

• nem lejáró, alacsony értékű tömegárut forgalmazol, és nincs visszakövetési kötelezettséged

Ha az első két csoport bármelyike igaz rád, olvass tovább.

Egy pillantás alatt: mi van raktáron, és mi jár le hamarosan

A „Sarzs” menüpontban (vagy egy raktár részleteinél a „Sarzsos” fülön) minden tétel külön sorban látszik: sarzsszám, cikk, beszállító, raktár, maradék és foglalt mennyiség, egységár, készletérték és lejárati dátum.

A lista tetején négy kattintható kártya mutatja az összes sarzs, a lejárt, a 7 napon belül és a 30 napon belül lejáró tételek számát. Egy kattintás, és a lista már csak azokat mutatja – reggeli raktári áttekintésre ideális.

Háromfokozatú színjelzés a lejáratnál:

• Sárga – figyelmeztetés: a cikknél beállított időn belül jár le (alapértelmezésben 30 nap)
• Narancs – kritikus: 7 napon belül lejár
• Piros – lejárt

Minden sor mellett ott a hátralévő napok száma is (pl. „5 nap”), így nem kell fejben számolni.A szűrés (cikk, beszállító, „Csak készletben”) élőben működik: gépelés közben frissül a lista, nincs külön „Szűrés” gomb.

Bevételezés: a pontosság itt dől el

A sarzs a bevételezéskor születik, ezért itt a legfontosabb, hogy ne lehessen hibázni. A PromeraM ERP három módot kínál a sarzsszám kiosztására, cikkenként beállítva:

A lejárat automatikusan számolódik. Ha egy cikk „Lejáró”, megadod az alapértelmezett szavatossági időt (pl. 180 nap), és bevételezéskor a rendszer a gyártási dátumból kiszámolja a lejáratot. Ha a csomagoláson más dátum áll, dátumválasztóval felülírható.

Minimális szavatosság bevételezéskor. Beállíthatod, hogy a rendszer utasítsa el azt a szállítmányt, amelynek már túl kevés napja van hátra. Így a „rövid lejáratú” áru nem csúszik be észrevétlenül a raktárba.

Kiadás: előbb az fogy, ami előbb lejár

Kiadáskor a rendszer nem véletlenszerűen nyit meg egy tételt. Az alapértelmezett stratégia a FEFO (First Expired, First Out): mindig a leghamarabb lejáró sarzsot ajánlja, és csak ha az elfogyott, nyúl a következőhöz. Cikkenként választható FIFO, LIFO vagy kézi kiválasztás is.

Lejárt áru nem adható ki – senkinek. Ez nem beállítás, hanem rendszerszintű szabály, amely alól még az adminisztrátor sem kap kivételt. A lejárt sor látszik a kiadási ablakban, de a mennyisége nem szerkeszthető, és a rendszer jelzi: előbb selejtezni kell.Ez az egyik legfontosabb védelmi vonal: nem a raktáros figyelmén múlik, hogy lejárt tétel ne kerüljön ki a vevőhöz.

Zárolás, ha valami gyanús. Raktár-adminisztrátori joggal egy sarzs indoklással zárolható (pl. minőségi panasz, laborvizsgálat idejére). A zárolt tétel ugyanúgy nem adható ki, de a „Feloldás” gombbal bármikor visszaengedhető. A zárolás nem mozgatja a készletet, csak megállítja.

Leltár és selejtezés sarzs szinten

A leltárnál a sarzskezelt cikkek minden tétele külön sorban jelenik meg, így nem „a cikket” számolod, hanem azt, ami ténylegesen a polcon van. A folyamat három lépés:

1. Nyitott – a résztvevők beírják a megszámolt mennyiséget, ez még szabadon módosítható.
2. Lezárt – a számok véglegesítve; szükség esetén újranyitható.
3. Korrigált – egyetlen „Korrekció” gombbal az összes eltérés elkönyvelődik, mindig pontosan arra a sarzsra, amelyiknél az eltérés volt.

Ha egy sor könyvelése nem sikerül, a rendszer megmondja, melyiknél mi volt a hiba – a többi eredménye megmarad.

Mi lesz a lejárt áruval? Két út van a kivezetésére:

• Selejtezés – raktár-adminisztrátori joggal indítható
• Leltári korrekció – a leltár résztvevője is elvégezheti

Mindkettő lejárt vagy zárolt sarzsnál is működik, hiszen nem kiadásról van szó, hanem a fizikai valóság (törés, romlott áru) rögzítéséről.

Kiszállítás: a sarzs a járműn is követhető

Ahol saját autókkal szállítotok ki, a készlet egy része nap közben „gurulnál”. A PromeraM ERP minden járműnek saját technikai raktárat tart, így a felpakolt áru sem tűnik el a nyilvántartásból.

• Felpakoláskor és visszapakoláskor a rendszer ún. gyerek-sarzsot hoz létre, amely a szülő sarzshoz kapcsolódik. A családfában pontosan látszik, mi ment ki az autóval és mi jött vissza.
• Ha a visszahozott áru ugyanabba a raktárba érkezik, ahonnan elindult, az új gyerek-sarzs automatikusan zárolt lesz. Így a napokig autóban utazó, esetleg hűtési láncból kikerült áru nem kerül vissza ellenőrzés nélkül az eladásba.

Mindkét viselkedés raktáranként kapcsolható, ha a ti folyamatotokhoz más illik.

Ha jön az ellenőrzés: visszahívás percek alatt

A kérdés, amire minden élelmiszeres cégnek tudnia kell válaszolni: „Mi lett ezzel a beérkezett tétellel?” A PromeraM ERP-ben erre kész eszköz van.

Visszahívási riport. Megadod a sarzsszámot, és egy táblázatban látod a teljes családfáját: mely késztermékekbe épült be gyártás során, mennyit adtatok el belőle, mennyi ment selejtbe, mennyi utazott járművel, és mennyi van még most raktáranként. A riport egy gombnyomással nyomtatható vagy PDF-be menthető – éppen egy NÉBIH-ellenőrzéshez.

Mozgástörténet. Minden sarzs részletes nézetében időrendben ott van az összes bevételezés, eladás, áthelyezés, gyártási felhasználás, selejtezés, viszáru és leltári korrekció.

Lejáró készlet riport. Alapértelmezésben a 30 napon belül lejáró tételeket mutatja, de a napok száma szabadon állítható (7, 60, 90…), és cikk vagy beszállító szerint csoportosítható. Jó kiindulópont akciók tervezéséhez, mielőtt az áru selejtbe menne.

CSV export. A sarzslista – az aktuális szűréssel – egy kattintással letölthető Excelbe, 21 oszloppal a beszállítói sarzsszámtól a hátralévő napokig.

Egy valós példa lépésről lépésre

Az alábbi forgatókönyvet a fejlesztés során az éles rendszeren teszteltük. A szereplő egy ömlesztett alapanyag, 180 napos szavatossággal, automatikus sarzsszámmal és FEFO kiadással.

1. Két bevételezés. „A” sarzs: 1000 db, gyártás 2026.09.01. – a rendszer a lejáratot 2027.02.28-ra számolja. „B” sarzs: 1500 db, gyártás 2026.10.01., lejárat 2027.03.30.
2. Kiadás 1200 db. A rendszer előbb az „A” sarzst üríti ki (1000 db), majd a maradék 200 db-ot a „B”-ből veszi.
3. Áthelyezés. A „B”-ből 300 db másik raktárba kerül. A sarzs azonosítója nem változik, csak a fizikai helye.
4. Rövid lejáratú tétel. Bevételezünk egy „C” sarzst, kézzel megadott, 5 nap múlva lejáró dátummal. A listában azonnal narancs, „kritikus” jelzést kap.
5. Lejárat. Amint a dátum elmúlik, egy ütemezett folyamat automatikusan „Lejárt” állapotba teszi; a sor pirosra vált.
6. Kiadási kísérlet. A „C” sarzs látszik a kiadási ablakban, de nem választható – sem automatikusan, sem kézzel.
7. Kivezetés. Selejtezéssel vagy leltári korrekcióval töröljük a készletből.
8. Visszakövetés. Ha a „B” sarzsból gyártás készült, a visszahívási riport egy helyen mutatja, mely késztermékbe került és mennyi.

Mire figyelj a beállításnál?

A sarzskezelés ereje a cikktörzs jó beállításában van. A leggyakoribb buktatók, amelyeket bevezetéskor látunk:

• Nincs döntés a sarzsszám módjáról. Automatikus módban a sablonnak sorszámot is kell tartalmaznia, különben a cikk nem menthető. Érdemes egységes, beszélő formátumot választani (pl. dátum + sorszám).
• Lejáró cikk szavatossági idő nélkül. Ha a cikk „Lejáró”, az alapértelmezett napok száma kötelező – ez számolja bevételezéskor a lejáratot.
• Mindenhol ugyanaz a figyelmeztetési idő. Egy friss pékárunál a 30 nap túl sok, egy konzervnél túl kevés. Cikkenként érdemes beállítani.
• A zárolás összekeverése a lejárattal. A zárolt sarzs feloldható, a lejárt nem – azt csak selejtezni vagy leltárral kivezetni lehet.
• „Lejárt, de még Aktív”. Az állapotot ütemezett folyamat frissíti, így a következő futásig az állapot még „Aktív” lehet. A piros színjelzés viszont már a dátum alapján azonnal látszik.
• Hiányzó jogosultság. Ha valaki nem látja a „Sarzs” menüpontot, nincs raktár-megtekintési joga; selejtezéshez és zároláshoz raktár-adminisztrátori jog kell.

Hogyan segítünk?

Nem egy új modult „kerítünk rád”, hanem segítünk eldönteni, hogy a ti működésetekhez milyen mélységű sarzskezelés kell.

• Megnézzük, mely cikkeknél kötelező, és hol elég az egyszerű lejáratfigyelés
• Kiválasztjuk a sarzsszám-módot és a kiadási stratégiát (FEFO, FIFO, LIFO)
• Beállítjuk a cikktörzset, a raktárakat és a jármű-raktárakat
• Leltárral átemeljük a meglévő készletet sarzsokra bontva
• Betanítjuk a raktárosokat, és egy próba-visszahívással ellenőrizzük, hogy egy hatósági kérdésre tényleg percek alatt van válasz

Következő lépés

Ingyenes, 30 perces konzultáció. Megnézzük, szükséged van-e sarzskezelésre, ha igen, milyen szinten, és hogyan érdemes bevezetni felesleges túlbonyolítás nélkül.

Vedd fel velünk a kapcsolatot, és csináljuk meg jól – elsőre.

GYIK

• Mi a sarzskezelés? A készlet tételenkénti (szállítmányonkénti) nyilvántartása saját sarzsszámmal, lejárati dátummal és beszállítóval. Így minden tételről tudható, honnan jött, mikor jár le és hová került.
• Kinek kötelező a sarzskezelés? Annak, aki élelmiszert, alapanyagot, gyógyszert vagy más lejáró terméket forgalmaz vagy gyárt, és hatósági ellenőrzésnél vissza kell tudnia követni a beérkezett tételeket.
• Mit jelent a FEFO? First Expired, First Out: mindig a leghamarabb lejáró tétel fogy először. A PromeraM ERP-ben ez az alapértelmezett kiadási stratégia, de FIFO, LIFO és kézi választás is beállítható.
• Kiadható lejárt áru a PromeraM ERP-ben? Nem. A lejárt sarzs senki számára nem adható ki, még adminisztrátori joggal sem. Csak selejtezéssel vagy leltári korrekcióval vezethető ki.
• Hogyan deríthető ki, mi lett egy beérkezett tétellel? A visszahívási riport a sarzsszám alapján mutatja, mennyit adtak el belőle, mely késztermékekbe épült be, mennyit selejteztek, és mennyi van még raktáron. A riport nyomtatható vagy PDF-be menthető.
• Követhető a sarzs kiszállítás közben is? Igen. Minden jármű saját technikai raktárat kap, és a fel- és lepakolás külön gyerek-sarzsként jelenik meg a tétel családfájában.

•