Rendeléstől a futárig: így mozog a készlet a PromeraM-ben

Eladtál egy terméket, ami már nem is volt a polcon? Becsomagoltál egy rendelést, és közben egy másik vevőnek is „volt még” ugyanabból? A raktári hibák többsége nem a raktárban, hanem a nyilvántartásban születik – abban a pillanatban, amikor a rendszer és a valóság elválik egymástól.

Ebben a cikkben bemutatjuk, hogyan követi a PromeraM ERP egy rendelés teljes útját a beérkezéstől a futárátadásig – és milyen egyszerű szabályok védenek ki a dupla eladást és az „eltűnt készletet”.

A legfontosabb szabály: foglalás, nem azonnali levonás

Amikor rendelés érkezik, a PromeraM nem vonja le azonnal a készletet, hanem lefoglalja a rendeléshez. A lefoglalt áru fizikailag még a raktárban van, de másik vevőnek már nem adható el. A tényleges raktárkészlet csak egyszer csökken: amikor a futár ténylegesen elviszi a csomagot.

Ezért a rendszer minden termékre három számot mutat:

A folyamat lépésről lépésre

1. Rendelés és készletfedezet

Mindegy, honnan érkezik a rendelés – webshopból, AI rendszerből (Kérdezz rá integrációinkra!) vagy közvetlenül a PromeraM-ben rögzítve –, onnantól egy rendszerben fut tovább. A PromeraM automatikusan megnézi, van-e elég szabad készlet, és ha igen, azonnal lefoglalja.

2. Ha nincs elég: gyártás vagy beszerzés

Ha a rendelt mennyiség csak részben elérhető saját raktárban, a meglévő rész azonnal foglalásra kerül, a hiányzó részre pedig a rendszer magától létrehozza az igényt, azaz a megrendelést – a kollégának csak jóváhagyni kell.

• Gyártás: csak az igazoltan elkészült mennyiség kerülhet bevételezésre – félkész termékből nem lesz „papíron” késztermék.
• Beszerzés: a beszerzési igény útja követhető: Létrehozva → Elküldve → Bevételezésre vár → Bevételezve → Lezárva. Ha közben másik rendelés is hiányt jelez ugyanarra a termékre, a meglévő igény kiegészül, nem jön létre dupla rendelés.

3. Komissiózás – kiszedés beolvasással

A raktáros kiszedi és beolvassa a tételeket. A rendelés csak akkor mehet tovább, ha a teljes mennyiség stimmel. Egy raktáros egyszerre egy rendelésen dolgozik, így nem keveredhetnek össze a csomagok. Ha hiány vagy sérülés derül ki, azt a raktáros jelzi, a raktárvezető igazolja.

4. Futár, majd számla – ebben a sorrendben

A rendszer előbb a futárszolgálattól kér címkét, és csak sikeres válasz után állítja ki a számlát. Így nem keletkezik számla olyan csomagra, amit végül nem lehet feladni, és nem lesz dupla címke vagy dupla számla.

5. Árukiadásra vár – de még a készlet része

A lezárt, felcímkézett doboz akár másnapig is várhat a futárra. Ilyenkor az áru a raktárkészletben marad: a leltárban látszik, de másik vevőnek nem ajánlható fel.

6. A futár átveszi – a készlet egyszer csökken

A tényleges átadás rögzítésekor a PromeraM egyetlen egyszer vezeti ki a készletet. Ez a pont zárja le a rendelést.

Egy termék útja számokban

Nézzük meg egy termékkel, hogyan változik a három szám a folyamat során:

Látható: a készlet egészen az átadásig nem csökken, de a foglalás miatt közben sem lehet túladni rajta.

Amikor nem a terv szerint mennek a dolgok

• Két vevő ugyanarra a termékre: a foglalás mindig a rendelések beérkezési sorrendjében történik, nem aszerint, ki kattint gyorsabban. Senki nem kaphat olyan mennyiséget, ami ténylegesen nincs szabadon.
• A vevő lemondja a már kiszedett rendelést: a foglalás csak akkor szabadul fel, amikor a raktáros fizikailag visszatette és visszaigazolta az árut. Így nem fordulhat elő, hogy az áru „két helyen van egyszerre” – az asztalon és a szabad készletben is.
• Kézbesítetlen csomag: a visszaérkező, sértetlen áru bevételezéssel visszakerül az eladható készletbe, a már kiállított számlát pedig stornózzuk.
• Vevői visszaküldés: a visszaérkező tételeket a raktár minősíti. Az eladható visszakerül a szabad készletbe, a sérült elkülönítve, nem eladhatóként jelenik meg. Mindkét esetben jóváíró számla készül.
• Több raktár, bolt vagy kioszk: minden raktár külön nyilvántartású. A köztük lévő mozgás – például egy boltfeltöltés – formális, jóváhagyott és naplózott raktárközi átadás, nem „kölcsönvétel” egy közös számból.

Ki mit csinál?

• A rendszer automatikusan: ellenőrzi a fedezetet, foglal, létrehozza a beszerzési igényt, betartatja a futár–számla sorrendet, és egyszer vezeti ki a készletet.
• A raktáros: kiszedi, beolvassa és csomagolja az árut, rögzíti a futárátadást, visszahelyezi a lemondott tételeket.
• A raktárvezető: igazolja a hiányokat, jóváhagyja a korrekciókat és a boltfeltöltést, minősíti a visszárut.
• A beszerző: jóváhagyja és elküldi a beszerzési igényeket.

Így mindenki csak a saját lépéséért felel, és minden mozgás visszakereshető.

Mit nyer ezzel a vállalkozásod?

• Nincs dupla eladás – amit lefoglaltunk, azt más nem kaphatja meg.
• Nincs „eltűnt készlet” – a csomagolt áru a leltárban is látszik, amíg el nem viszik.
• Kevesebb kézi munka – a beszerzési igény és a foglalás magától jön létre.
• Tiszta pénzügyek – a számla és a jóváírás mindig a valós árumozgáshoz igazodik.

Nagyobb raktárral, több telephellyel vagy saját gyártással dolgozol? Kérj ingyenes bemutatót, és megmutatjuk, hogyan működne ez a folyamat nálad.