Raktári folyamatok a PromeraM-ben – így követi a készlet magától az eladást

Füzet, Excel-táblázat, fejben tartott számok – sok kis- és középvállalkozásnál még így követik a készletet. Amíg kevés a termék, ez működik. Amikor nő a kínálat, jönnek a hiányok, a „pedig azt hittem, van még” helyzetek és a hó végi számolgatás.

Ebben a cikkben közérthetően, lépésről lépésre bemutatjuk, hogyan kezeli a raktárat a PromeraM ERP-CRM rendszer – és miért nem kell többé külön vezetni, mi fogyott.

Az alapelv: egyszer rögzíted, utána a rendszer számol

A raktárkezelés lényege a PromeraM-ben, hogy minden árumozgás egy helyen történik. Ami bejön, azt bevételezed. Ami kimegy, azt a rendszer a nyugta vagy a számla alapján automatikusan levonja. Így a készlet mindig azt mutatja, ami a polcon van – kézi könyvelés nélkül.

1. A Cikktörzs – minden termék egy helyen

Minden a Cikktörzzsel (termék- és szolgáltatás-adatbázis) kezdődik. Itt rögzíted a termékeidet: nevet, árat, ÁFA-kulcsot, mértékegységet és – ha van – a vonalkódot vagy QR-kódot. Egy terméket csak egyszer kell felvinni, utána minden folyamatban csak kiválasztod.

Tipp: érdemes a vonalkódokat már itt hozzárendelni a termékekhez – később a bevételezés és az eladás is egyetlen beolvasással megy.

2. Bevételezés – amikor megérkezik az áru

Amikor a beszállítótól megjön a szállítmány, bevételezed: kiválasztod a termékeket, és megadod a beérkezett mennyiséget. A készlet azonnal nő.

• A termékeket kereséssel vagy vonalkód beolvasásával választhatod ki.
• A beszállítói számlát a Pénzügy / Bejövő számlák menüben rögzítheted, így a beszerzéseid költsége is egy helyen van.
• Az első használatkor ugyanígy, bevételezéssel viszed fel a nyitókészletet.

3. Eladás és árukiadás – a készlet magától csökken

Ez a rész a legtöbb vállalkozásnak a legnagyobb könnyebbség. Amikor az Értékesítés menüben nyugtát vagy számlát állítasz ki, a rendszer automatikusan levonja az eladott mennyiséget a készletből. Nem kell külön feljegyezni, mi fogyott – a nyugta egyben készletmozgás is.

Ha nem eladás miatt megy ki áru (például saját felhasználás vagy selejt), azt árukiadással rögzíted – így a készlet ilyenkor is pontos marad.

4. Vonalkód és QR-kód – gyorsabban, kevesebb hibával

A PromeraM kezeli a vonalkódot és a QR-kódot. A pultnál beolvasod a terméket, és már rajta is van a nyugtán; bevételezéskor ugyanígy. Kevesebb a gépelés, kevesebb az elírás, és gyorsabb a kiszolgálás.

5. Minimum- és optimumkészlet – időben tudod, miből rendelj

Minden termékhez beállíthatsz egy minimumkészletet (ez alá ne menjen) és egy optimumkészletet (ennyi az ideális). A rendszer figyeli a készletet, és megmutatja, mely termékekből kell rendelni. Nem fut ki az áru a legforgalmasabb napon, és nem áll feleslegesen pénz a polcon.

6. Átlátás – mi fogy, mi áll?

A Statisztika – Műszerfal egy pillantással megmutatja a forgalmadat. Látod, mely termékek fogynak a legjobban, és melyek állnak hónapok óta. Ebből tudsz okosabban beszerezni és árazni.

Egy nap a raktárban – röviden

1. Reggel megérkezik a szállítmány → bevételezed, beolvasod a vonalkódokat, a készlet nő.
2. Napközben eladsz → a nyugta vagy a számla automatikusan csökkenti a készletet, a NAV-adatszolgáltatás is megtörténik. Automatikus készlet csökkentés:
   1. Számlázás és a nyugta kiadása akkor csökkenti a készlet mennyiséget, ha az áru átadása a számlázással egyszerre történik.
   2. Árukiadás raktárból - amikor elválik a számlázási folyamat az áru átadásától
   3. Ha rendeltél Gyártási modult, akkor a gyártás megkezdése kiveszi. az alapanyagokat a rendelkezésre álló készletből.
   4. Ha van webshop integrációd és nem te kezeled a raktáradat.
   5. Nem csökken automatikusan a készleted, ha részlegesen áll rendelkezésedre megrendelésedben szereplő áru. Ekkor a rendelésedből a hiányzó tételeket automatán is megrendelheted beszállító partneredtől.
3. Este ránézel a Műszerfalra → látod a napi forgalmat és azt, miből fogy a készlet.
4. Hetente megnézed, mi ment a minimum alá → leadod a rendelést.
5. Év végén leltárkor összeveted a rendszerben látható készletet a polcon lévővel.

Kinek ajánljuk?

Mindenkinek, aki árut értékesít: üzleteknek, webáruházaknak, szervizeknek, szépségszalonoknak (samponok, kozmetikumok), alkatrész-forgalmazóknak vagy saját termékeket készítő vállalkozásoknak. Különösen akkor éri meg, ha már nem fér el a fejedben, mi van raktáron.

Hogyan kezdheted el?

Ha már használod a PromeraM nyugtázást, a Készlet ALAP kiegészítő csomag bármelyik Nyugta csomaghoz hozzávehető, és meglévő előfizetéshez is bekapcsolható – havi 3 990 Ft + ÁFA (bruttó 5 067 Ft), éves díjjal 30% kedvezménnyel. Nagyobb raktárral és rendszeres beszerzéssel dolgozó cégeknek a teljes PromeraM ERP-t ajánljuk, ahol a megrendelések, a beszerzés, a raktár és a pénzügy egy rendszerben fut.

Kíváncsi vagy, hogyan működne ez a te vállalkozásodban? Kérj ingyenes bemutatót, és megmutatjuk a saját termékeiddel.